Personel Takibi Hakkında Bilinmesi Gerekenler

Günümüz dünyasında ekonomi alanındaki değişimler sebebiyle iş dünyasında da maliyetler artış göstermektedir. Bunun sonucunda iş yönetimi ve takibi konusunda daha detaylı çalışmalar yapılmaya başlandı. Bu sebeple de çalışmaların başında ise personel takibi gelmektedir. Personel giderlerini azaltmak isteyen birçok firma bu konu hakkında detaylı araştırmalar yapmakta ve çeşitli personel takip sistemleri ile karşılaşmaktadır.

Özetle personel takibi firmalara;
– çalışanların faaliyetlerini etkili bir şekilde yönetmeye,
– iş verimliliğini artırmaya,
– düzenli ve disiplinli bir yönetim sağlamaya olanak vererek kayıpların önüne geçer ve giderlerin azalmasını sağlar.

Bu açıklamalardan sonra bu yazıda, personel takibinin temellerini, sistemin elemanları, avantajlarını, dikkat edilmesi gereken noktaları ele alarak detaylı bilgi sunacağız. Ayrıca personel takip süreçlerini iyileştirmek isteyen firmalara ve insan kaynakları yöneticilerine destek olacağız. İster küçük bir işletme ister de büyük bir kuruluş olsun personel takip konusun iş geliştirme konusunda kritik düzeyde bir öneme sahiptir. Bu noktadan sonra temeller ile yazımıza başlayalım.

Personel Takibinin Temelleri

Gelişime önem veren işletmelerde personel takibi temel taşı niteliğindedir. İşinde yeni olan ve gelişmek isteyen yöneticiler, “personel takibi nedir?”, “personel takibi nasıl yapılır?”, “personel devam kontrol sistemi (PDKS) nedir?” konularını inceler. Süreci iyi yöneten firmalar gelişmiş personel takip sistemleri ile rakiplerinin önüne kolaylıkla geçebilmektedir. Aynı zamanda sahip oldukları kaynaklardan en iyi şekilde faydalanarak verimi maksimum düzeye çıkarabilirler. Bu sistem bir dizi yapının bir araya gelmesi ile sistemleşmiş ve personel devam kontrol sistemi (PDKS) ismi ile bilinen bir yapı haline gelmiştir. Personel devam kontrol sistemini, yazılım ve donanım olmak üzere iki ana başlık altında inceleyeceğiz.

Sistemin Elemanları

1. Personel Devam Kontrol Sistemi (PDKS) Yazılımı

Personel devam kontrol sistemi yazılımları genel olarak personel takibindeki temel veriye odaklanır. Bu veri personel giriş çıkış kayıtlarıdır. Tüm sistem bu verilerin toplanması, işlenmesi, yorumlanması ve raporlanması üzerine kurulur. Veriler genellikle bu amaca hizmet eden personel takip cihazlarından elde edilir. Anlık veya periyodik olarak toplanan veriler yazılıma kayıt edilir. Bu verilerden yola çıkarak işletmenin personel takibinde gereksinim duyduğu diğer yapılar ile ilişkilendirmeler yapılır. Bu ilişkilendirmeler neticesinde personel takip sistemi genel olarak şu amaçlara hizmet eder. En iyi personel takip sistemi aşağıdaki özelliklerden tamamını veya birçoğunu içerisinde barındırır.

Temel Özellikler

• Personel Takibi
  • Personellerin işe geliş saatlerini kayıt altında tutar.
  • Geç gelme, erken çıkma, mola saatleri gibi günlük kayıtlar oluşturur.
• Vardiya Yönetimi
  • Personellerin çalışma takvimleri oluşturulur ve bu takvimlerin takibi sağlanır.
  • Özel çalışmalar oluşturularak esnek bir kontrol yapısı kurulur.
• Fazla Mesai Hesaplama
  • Çalışma saatlerinin üzerinde olan çalışmaları fazla mesai olarak belirler.
  • Belirlenen fazla mesailerin ücretlendirmesini hesap yöntemine göre hesaplar.
• İzin Sistemi
  • İzin talepleri sisteme girilerek yönetimi sağlanır.
  • İzinlere göre personel takibi raporlarındaki durum değiştirilir.
• Ücret Sistemi
  • Maaş durumunu etkileyen ücretler kayıt altına alınır. Ay sonu hak edişi bu unsurlara göre hesaplanır.
  • Ücret tipleri belirlenir. Bu sayede maaşlarda artış/azaltma etkisi olan ücretler tipine göre ayrılır.
• Raporlama
  • Raporlama ile kullanıcılara personel takip sisteminin bir özeti sunulur. Bu sayede ister hazır raporlar ister de veri aktarımı ile sonuçlar elde edilir.
  • Birden fazla raporlama seçeneği ile personel takibinin yanı sıra maaş hesaplama, fazla mesai, ücretlendirme raporları da sunulur.
  • Personel takip çizelgeleri farklı dosya formatlarında dışa aktarılabilir.
• Erişim Seçenekleri
  • Uzaktan erişime olanak verir.
  • Sistem verilerine yöneticilerin ulaşabilmesini sağlar.
  • Tek hesap ile farklı noktalardan erişim imkanı sunar.
• Güvenlik ve Yetkilendirme
  • Veriler tek bir merkezde saklanır. Erişim kısıtlıdır.
  • Kullanıcılara farklı erişim seviyeleri ve roller tanımlanarak veri gizliliği ihtiyaca göre şekil alır.
  • Personellere ait veriler şirket dışına çıkmaz ve güvenle saklanır.
• Kullanıcı Yönetimi
  • Farklı kullanıcı seçenekleri ile personel takibi yapan çalışanlar ile raporlamaları inceleyen yönetici rollerine ayrı giriş imkanı sunar.
  • Verilerin ayrılması, farklı seviyelere ayrılmasını ve kontrolünü kolaylaştırır.

Gelişmiş Özellikler

• Otomatik Rapor Gönderme
  • Sistemin sunduğu temel fonksiyonlardan biri, önceden belirlenen ayarlara göre personel takibi raporlarını hazırlanması ve periyodik olarak istenen kişilere göndermesidir.
  • Otomatik işlemler personel takibini hızlandırır ve verimi artırır.
• Analiz
  • Sisteme hızlı bir bakış imkanı sunan analiz seçenekleri ile raporlama yapmadan personel takibi yazılımının temel verilerine ulaşım sağlanır.
  • Bu verilere örnek olarak;
    • İçerideki personellerin takibi,
    • Devamsız personellerin takibi,
    • Geç kalan personellerin takibi,
    • İzinde olan personellerin takibi,
    • Fazla mesai yapan personellerin takibi, öne çıkar.
• Özelleştirme Seçenekleri
  • Personel takibi yazılımları her ne kadar temel amaçlara hizmet etse de her kuruluşun özel ihtiyaçlarına göre şekillendirilebilir yapıdadır.
  • Genellikle;
    • Raporlama,
    • Maaş hesaplama,
    • Karmaşık vardiya yapılarını düzenleme,
    • Entegrasyon, alanlarında özelleştirme talep edilmektedir.
• Entegrasyon
  • Muhasebe, iş takibi, insan kaynakları yazılımları ile entegre olabilecek bir sistem mimarisine sahiptir.
  • ERP yazılımlarının personel takibi gereksinimlerine cevap verir.
• Modüler Yapı
  • Bütünleşik yapısı sayesinde, personel takip sisteminin yanında;
    • Erişim kontrol (Access Control) yazılımı,
    • Mola takip yazılımı,
    • Yemekhane kontrol yazılımı,
    • Öğrenci takip yazılımı,
    • Bekçi kontrol yazılımlarını tek bir çatı yazılımı altında toplayarak kullanıcıya sunabilir.

https://www.simplesoftware.com.tr/personel-takip-yazilimi/

Tüm bu özelliklere sahip, kolay kullanım ve esnek yapısı ile kullanıcılar tarafından çokça tercih edilen Simple Time PDKS modülüne göz atın. Anlık demo ve uzman destek kadrosu ile kaliteli hizmeti deneyimleyin.

2. Personel Takip Cihazı

Personel takibi cihazları işletmelerin çalışanlarını izlemesi, kontrol mekanizmalarını düzenlemelerini sağlayan donanımlardır. Bu sayede cihazlar personel devam kontrol sistemi yazılımları ile entegre olarak çalışırlar. Personellerin oluşturdukları hareket kayıtlarını farklı doğrulama seçenekleri ile (kart okuma, yüz tanıma, parmak izi tanıma, iris tanıma, avuç içi tanıma vb.) kayıt edilir ve personel takip yazılımlarına aktarılır. Ek olarak personel devam kontrol sistemini oluşturan bu temel öge ile personel takip verileri hassasiyetle saklanır. Çünkü veri saklama sorumlulukları vardır.

Personel takip cihazları barındırdıkları özellikler açısından kendi içlerinde farklı kategorilere ayrılırlar. Bu sebeple ayrım doğrulama seçenekleri düzeyindedir, bataryalı personel takip cihazları, wifi personel takip cihazı, mobil personel takip cihazları donanımsal açıdan farklı kategoriler oluşturur.

a. Parmak İzi Okuma Sistemi

Parmak izi tanıma sistemi, parmak izi okuyucu sistemleri olarak da bilinen parmak izi okuma sistemleri, sağladığı eşsiz güvenlik ve doğruluk oranı (yanlış kabul oranı ≤ %0.001, yanlış ret oranı ≤ %0.01) sebebiyle çokça tercih edilmektedir. Ayrıca panel kullanılan sistemler için de parmak izi okuyucular tasarlanmıştır ve modelleri vardır.

Personel Takibinde Parmak İzi Okuyucu Sisteminin Kullanımı

Parmak izi personel takip sistemi çalışanların parmak izlerini, parmak izi okuyucuya temas ettirerek doğrulaması ile çalışır. Ayrıca sistemin çalışması için personellerin parmak izi kayıtları cihazda olmalıdır. Parmak izi kayıt cihazları (Bkz. ZK4500, ZK9500) pratik olarak parmak izi kayıt etmek için tasarlanmıştır. Uzaktan parmak izi kaydı, hızlı parmak izi kaydına örnektir. Ardından cihaz, kayıtlı parmak izlerini eşsiz olarak şifreler ve veri tabanında saklar ve gerektiğinde bu verileri eşleştirmek üzere personelden gelen veriler ile karşılaştırır. Böylelikle cihaz karşılaştırma sonucuna göre doğrulandı/hatalı deneme sonuçları gösterir. Son olarak parmak izi okuyucu programı olarak da bilinen personel devam kontrol sistemi ile entegre çalışarak personel takibi yapar.

İşte Türkiye’de personel takibin yapılırken en çok tercih edilen parmak izi okuma sistemi cihazlarından birkaçı:

b. Yüz Tanıma Sistemi

Yüz tanıma personel takip sistemleri, personel takibi sistemleri içerisinde yüksek teknoloji kullanan ürünleri barındırır. Yapay zeka yüz tanıma sistemlerinin de içerisinde bulunduğu birçok yüz tanıma cihazı, personel takibinde de kullanılmaktadır.

Yüz Tanıma Sistemi Nasıl Çalışır?

Kişilerin yüz özelliklerini tanıyarak kimlik doğrulama yapar. Sonra kullanıcı tarafından personel takibi yapılacak kişilerin yüz verileri cihaza kayıt edilir. Ardından cihaz, algoritmalar kullanarak verileri karşılaştırılabilir değerlere dönüştürür. Sonuç olarak cihazlar hızlı, etkili ve güvenilir bir doğrulama yöntemi kullanarak işletmelerin güvenlik seviyelerini artırır ve personel takibi süreçlerini optimize eder. Bu sayede personel takibinin yanında işletmenizin güvenliğini de kontrol altına almış olursunuz. Son olarak da kayıtsız kişilerin geçişi engellenir.

Personel Takibinde Yüz Tanıma Sistemi Yasal mı?

Yüz tanıma sistemi KVKK uyumlu mudur şeklinde soru işaretleri ile sıkça karşılaşılmaktadır. Personelin konu hakkında açık rızasının alınması, hazırlanan metinde maddelerin açıklanarak belirlenmesi, biyometrik verilerin gerekliliği, kullanım ve imha şekillerinin yasalara uygun olması durumunda, yüz tanıma sistemlerinin personel takibinde kullanımında hiçbir engel yoktur.

Sıkça tercih edilen yüz tanıma cihazları şunlardır:

c. Kartlı Geçiş Sistemi

En çok tercih edilen personel takibi sistemi kategorisi olarak öne çıkan kartlı personel takip sistemleridir. Çünkü kullanıcılara kolay personel takip seçeneği sunar. Personellere tanımlanan kartlarla geçiş yapmasını sağlar. Hızlı kurulumu ve kolay yönetimi sayesinde personel takibinde sıkça kullanılmaktadır. Turnike kartları, geçişlerin turnikeler ile sağlandığı sistemlerde tercih edilmektedir. Kişisel verileri koruma kanuna (KVKK) uyumlu tek personel takip sistemi olarak karşımıza çıkmaktadır. Kartlı personel giriş çıkış takibi yapmak isteyen işletmeler, kart tipleri hakkında bilgi edinmelidir.

Geçiş sisteminde kullanılan kartlar aşağıda listelenmektedir;

d. Standalone Okuyucular

Kurulumu ve kullanımı en basit seviyede olan personel takibi sistemi olarak öne çıkmaktadır. Sunduğu güvenlik ve doğrulama düzeyi diğer seçeneklere nispeten düşüktür. Fakat doğru senaryolarda en uygun seçenektir. Bir panel, internet bağlantısı veya yazılıma ihtiyaç duymaksızın çalışabilen bu cihazlar, personel takibinden çok personel geçiş kontrol sistemine daha uygundur. Kayıtlı kişilerin geçişi sağlanarak temel düzeyde personel takibi gerçekleşir. Parmak izi, kart ve yüz tanıma doğrulama seçeneklerine sahip cihazlar mevcuttur.

https://www.simplesoftware.com.tr/urun/kpn16/

Personel Takibi ve Avantajlar

Personel takibi işletmelere birçok fayda sağlamaktadır. Bunlara genel olarak göz atacak olursak, personel takibinin aşağıdaki gibi avantajları bulunmaktadır:

• Verimliliğin Artışı
  Personel takibi yazılımları süreçleri otomatikleştirerek verimi artırırken hatayı azaltır. Bu sayede zamandan önemli ölçüde tasarruf sağlar.
  Çalışanların işe giriş ve çıkış saatlerini kaydederek zaman kayıplarını en aza indirir.
• Maliyet Tasarrufu
  Doğru giriş çıkış kayıtları ve fazla mesai hesaplamaları ile maliyetlerin doğru yönetilmesini sağlar. Çünkü personel takibi, iş gücü maliyetlerini kontrol etmeyi ve bütçe oluşturma süreçlerini iyileştirir.
• Devamsızlık Kontrolü
  Personel takibi, personellerin devam kontrollerini izleyerek tekrarlayan devam sorunlarını tespit eder. Çözüm noktasında stratejik karar alımında yardımcı olur.
• İnsan Kaynakları Yönetimi
  İzin yönetimi, vardiya planlaması ve performans değerlendirmesi gibi insan kaynakları süreçlerini düzenler. Bu sayede daha etkili bir personel yönetimini mümkün kılar.
• Güvenlik ve İzlenebilirlik
  Kartlı geçiş sistemleri ve biyometrik doğrulama yöntemleri ile iş yerindeki güvenilirlik, izlenebilirlik ve fiziksel güvenlik gibi alanların seviyesini artırır.
• Performans Değerlendirme
  Çalışanların oluşturduğu veriler analiz edilerek değerlendirme daha etkili bir şekilde gerçekleşir. Geri bildirim sağlanmasına ve süreçleri iyileştirmeye yarar.
• Hataları Azaltma
  Elle girilen verileri azaltarak sistemleri otomatikleştirmeyi sağlar ve hatalar büyük oranda azalır. Bu sayede manuel hataların önüne geçilir.

Personel Takibi Hakkında Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

İşletmeler için önemli bir süreç olan personel takibinde dikkat edilmesi gereken birkaç önemli nokta bulunmaktadır. İşte personel takibinde göz önünde bulundurulması gereken bazı önemli noktalar:

• Gizlilik ve Yasalara Uygunluk
  Personel takibi sırasında elde edilen verilerin gizliliği büyük önem taşır. Çünkü çalışanların özel bilgileri, yasal düzenlemelerle tam uyum içinde korunmalıdır.
• Çalışan Onayı ve İletişim
  Personel takibi uygulamalarını kullanmadan çalışanların onayını almak önemlidir. Kullanım politikaları ve prosedürler hakkında açık iletişim sağlanmalıdır.
• Adil Uygulama
  Personel takibi sırasında hassas konulara, özellikle devamsızlık ve performans sorunlarına adil bir şekilde yaklaşılmalıdır. Çalışanlar arasında adil bir uygulama ve değerlendirme süreci sağlanmalıdır.
• Güvenlik
  Kullanılan personel takip sistemlerinin güvenliği sağlanmalıdır. Bu, veri güvenliği, erişim kontrolü ve güçlü şifreleme yöntemlerini içerir.
• İş Süreçlerine Entegrasyon
  Personel takibi sistemi, işletmenin genel iş süreçleriyle uyumlu olmalı ve diğer iş uygulamalarına entegre edilebilmelidir. Bu, veri tutarlılığını ve bütünlüğünü sağlar.
• Eğitim ve Destek
  Personel takibi yapacak çalışan eğitim almalıdır. Kullanıcılar sistemle ilgili herhangi bir sorun yaşadıklarında destek alabilmelidir.
• Yedekleme
  Personel takip sistemi, güç kesintilerine ve sistem hatalarına karşı dayanıklı olmalı. Veri yedekleme süreçleri düzenli olarak gerçekleştirilmelidir. Bu sayede veri kaybının önüne geçilmektedir.

Destek ve İletişim

Tüm bu bilgilerin açıklaması ve uygulama detayları ile ilgi bize ulaşabilirsiniz. Uzman kadromuz sizinle her an ücretsiz danışmanlık hizmeti sağlayacaktır.
Hemen şimdi ürünlere göz atın ya da iletişim kanallarından bize ulaşın!